Zarządzanie projektami – co to jest i na czym polega?

Na sukces skomplikowanych inwestycji przemysłowych składa się wiele czynników. Jedną z fundamentalnych kwestii jest odpowiednie zarządzanie projektami, które stanowi klucz do właściwej organizacji całego przedsięwzięcia. Aby móc sprawnie prowadzić projekty budowlane, wykonawcze i koncepcyjne, niezbędne jest specjalistyczne know-how oraz wieloletnie doświadczenie w tym obszarze. Efektywne zarządzanie projektami wymaga także znajomości specyfiki ich rodzajów – dzięki temu mamy pewność, że każdy istotny aspekt zostanie uwzględniony, a poszczególne zadania będą wykonane profesjonalnie i terminowo.

Nowoczesne zarządzanie projektami to wyzwanie, któremu mogą sprostać wyłącznie wykwalifikowani specjaliści o dużych kompetencjach. Zrozumienie jego roli jest bardzo przydatne dla obu stron zainteresowanych powodzeniem danej inwestycji. Z tego powodu postanowiliśmy przygotować artykuł, w którym wyjaśniamy m.in.: co określa się mianem projektu, co to jest zarządzanie projektami i jak ono wygląda, a także, w jaki sposób realizujemy je jako NAVIC. 

Co to jest projekt?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, zatrzymajmy się najpierw przy samej definicji projektu. Bez wątpienia jest to pojęcie, które ochoczo wykorzystuje się w różnych branżach, jednak nie zawsze wypowiadające je osoby mają ten sam termin na myśli. W jaki sposób definiuje się projekt? Jest to przedsięwzięcie wyróżniające się tymczasowością i stopniowo doprecyzowywanym charakterem, biorące za cel stworzenie unikalnego produktu bądź usługi. Poprzez tę unikalność należy rozumieć zauważalne odróżnianie się od innych podobnych usług lub produktów. W zakresie podstawowych cech charakteryzujących projekt znajdują się także m.in.: złożoność i zaangażowanie zasobów ludzkich.

NAVIC – specjalistyczne usługi projektowe

Jakimi projektami zajmujemy się w NAVIC? Specjalizujemy się w zakresie wielobranżowych projektów przemysłowych. Z naszych usług korzystają Klienci zainteresowani inwestycjami w tym sektorze, a także rozwojem lub modernizacją istniejących instalacji oraz obiektów. Projektujemy obiekty i instalacje przemysłowe dla podmiotów działających w różnych branżach, proponując nowoczesne rozwiązania dostosowane do potrzeb i oczekiwań Inwestorów. Poniżej przedstawiamy przykłady naszych projektów zrealizowanych w wybranych obszarach.

• Hutnictwo – wśród projektów wykonanych przez nas dla firm działających w tej gałęzi przemysłu znajdują się m.in.: hala piecowni z infrastrukturą towarzyszącą, instalacja lokalnej wentylacji Pieca Elektrycznego wraz z zabudową suwnic remontowych, a także kanał gazowy dla kotła odzysknicowego.
• Energetyka – na przestrzeni lat zrealizowaliśmy wiele przedsięwzięć w tym sektorze, takich jak np.: modernizacja sprężarkowni pomocniczej 5,5 MPa, projekt instalacji wodnych i parowych w obrębie kotła odzysknicowego oraz modernizacja węzła cieplnego.
• Naftownictwo i gazownictwo – do projektów wykonanych przez nas na rzecz Inwestorów prowadzących działalność w tym sektorze zaliczają się m.in.: projekt układu zabezpieczającego przed spadającymi obiektami (DOP) na platformie Rowan Gorilla VI, BOD ROV Hangar, a także centralizery kolumny rynnowej.

Poza wspomnianymi usługami oferujemy projektowanie maszyn i urządzeń mechanicznych, a także podejmujemy się zleceń z zakresu budownictwa ogólnego.

W ogólnym ujęciu możemy wyszczególnić kilka rodzajów realizowanych przez nas projektów, w tym najczęściej: projekty koncepcyjne, projekty budowlane i projekty wykonawcze. Proponujemy także kompleksowe usługi, które obejmują cały cykl życia danego przedsięwzięcia: od koncepcji, przez projekty detaliczne, aż po realizację. Korzystając z dużej wiedzy i doświadczenia, zapewniamy wsparcie w uzyskaniu niezbędnych decyzji administracyjnych i pozwoleń.

Przemyślana strategia projektu – warunek konieczny do powodzenia przedsięwzięcia

Żaden wykonywany przez nas projekt nie może obyć się bez odpowiedniej strategii. Ustala się ją na bazie celów projektowych, wymagań oraz założonych rezultatów. Strategia jest niezbędnym elementem umożliwiającym efektywne zarządzanie projektem w budownictwie oraz innych obszarach i musi być zatwierdzona przez Kierownika Projektu przed etapami planowania i realizacji. Należy w niej uwzględnić takie kwestie jak m.in.:

• plan projektu,
• przewidywane koszty,
• wyzwania techniczne,
• jakość,
• BHP,
• organizacja projektu,
• wymagania / cele Klienta,
• ryzyka i szanse związane z projektem.

Kluczowe składowe projektu – cele, rezultaty i wymagania

Założeniem każdego projektu jest wypracowanie rezultatów, które umożliwią klientom osiągnięcie ich celów. Poprzez rezultaty można rozumieć różnego rodzaju rozwiązania, w tym m.in.:

• systemy,
• projekty produktów,
• wyposażenie i sprzęt,
• sieci,
• nowe metody i procedury,

a także związaną z nimi dokumentację oraz szkolenia.

Należy w tym miejscu również przywołać konieczne dla projektu wymagania obejmujące zestaw zadań do wykonania za pomocą obranej metody, która ma wpływ na takie kwestie jak harmonogram, koszt oraz ryzyko projektowe. Za zatwierdzenie ostatecznych rezultatów odpowiada Kierownik Projektu.

Na czym polega zarządzanie projektami zgodnie z metodologią PMI?

Zarządzanie projektami budowlanymi i wielobranżowymi w wykonaniu NAVIC wyróżnia to, że nasi kierownicy stosują w swojej pracy metodologię PMI, wykorzystując profesjonalne aplikacje zarządzające, np. Microsoft Project. Co charakteryzuje metodologię PMI? Jest to metodyka zbudowana na podstawie zbioru zasad zarządzania projektami, które opracował Project Management Institute, stanowiąca obecnie powszechnie uznawaną podstawę dla kierownika projektu. Praktyki ujęte w ramach metodyki zarządzania projektami PMI są traktowane jako wzorzec postępowania i umożliwiają profesjonalną organizację pracy projektowej.

Aby wyjaśnić kierunek zarządzania projektami wskazywany przez PMI, przedstawimy krótko, czym według tej metodologii jest projekt oraz zarządzanie nim. Pojęciem projektu określa się zespół wykonywanych przez ludzi aktywności, które są planowane, kontrolowane i realizowane przy ograniczonych zasobach. Projekt można podzielić na kilka głównych procesów, wśród których wyróżnia się:

• inicjację,
• planowanie,
• wykonanie,
• monitorowanie i kontrolę,
• zamknięcie projektu.

Zarządzanie projektami budowlanymi zgodnie z metodyką PMI to realizacja szeregu procesów w połączeniu z odpowiednią wiedzą, umiejętnościami, narzędziami oraz technikami.

Jakie wyróżniamy formy współpracy z NAVIC?

Klienci zainteresowani ofertą projektową NAVIC mogą zdecydować się na jeden z kilku modeli współpracy z nami.

• Wsparcie projektowe – w jego ramach wykonujemy wielobranżowy projekt techniczny i przeprowadzamy w imieniu Inwestora wszystkie czynności formalno-prawne.
• Wsparcie zakupowe – korzystając z tej usługi, Klient zapewnia sobie opracowanie pakietów zamówień, prowadzenie procesu przetargowego oraz komunikację z dostawcami, analizę i ocenę ofert wraz z negocjacjami do czasu podpisania umowy, a także kontynuację działań w okresie dostawy i gwarancji.
• Kontrakty EP (Engineering and Procurement, czyli Inżynieria i Zaopatrzenie) – czyli umowy, które obejmują fazę przygotowania dokumentacji projektowej i zamówień.
• Formuła EPC (Engineering, Procurement and Construction, czyli Inżynieria, Zaopatrzenie i Budowa) – w ramach tej formy współpracy gwarantujemy kompleksowe wsparcie projektowe na każdym etapie przedsięwzięcia, które obejmuje: usługi projektowe uwzględniające wszelkie prace związane z projektowaniem inżynierskim, a także zarządzanie projektami budowlanymi i wykonawczymi.

Na jakie etapy dzieli się projekt?

Z doświadczenia wiemy, że na charakter projektu wpływa wiele różnych czynników, co z kolei determinuje wymagania dotyczące tego, jak zarządzać projektem. Dlatego przy każdym zleceniu wykonujemy osobny, indywidualny plan zarządzania projektem, umożliwiający uporządkowanie zadań i optymalizację pracy.

Należy przy tym zaznaczyć, że realizacja projektów jest procesem zintegrowanym. Nad jego poszczególnymi fazami pracują różne działy i komórki odpowiedzialne za zarządzanie projektami. Przedsięwzięcie projektowe dzieli się na następujące etapy:

• przetargi,
• studium wykonalności,
• projekt koncepcyjny,
• projekt budowlany,
• projekt wykonawczy,
• fabrykacja,
• instalacja z projektem powykonawczym,
• zamknięcie projektu.

Co istotne, nie każdy projekt musi przechodzić wszystkie fazy – zależy to od jego charakterystyki i ustaleń z Klientem.

Profesjonalne zarządzanie projektem – jak je realizujemy?

Zanim omówimy zarządzanie projektem budowlanym w wykonaniu NAVIC, przypomnijmy, jak wygląda cykl życia projektu. Można go w uproszczeniu wyrazić przy użyciu czterech podstawowych faz:

• inicjowanie – identyfikacja celu projektu,
• planowanie – opracowanie planu projektu uwzględniającego wszystkie istotne działania projektowe, a także przygotowanie planu jakości,
• wykonanie – realizacja pracy nad projektem,
• zamknięcie – przekazanie rezultatów projektu Klientowi i analiza wniosków.

Na każdą z powyższych faz można spojrzeć z perspektywy tego, jak zarządzać projektami. Obierając taki punkt widzenia, wyróżniamy kilka podstawowych procesów, jakie wykorzystuje efektywne zarządzanie projektami.

• Uruchomienie – w jego ramach m.in. zakłada się grupę projektową, a także dokonuje weryfikacji zakresu prac projektowych oraz wstępnego planowania.
• Planowanie – fundamentalną kwestią w przypadku tego procesu jest przygotowanie planu projektu oraz planu jakości. W obrębie realizowanych zadań znajdują się też m.in. planowanie techniczne i czynności zakupowych i wytwórczych.
• Zarządzanie ryzykiem projektu – ten proces obejmuje między innymi identyfikację, analizę, ocenę, a także opracowanie sposobów radzenia sobie zarówno z ryzykiem, jak i towarzyszącymi projektowi szansami. Podczas analizy należy wziąć pod uwagę różne czynniki, w tym ryzyko ekonomiczne, wpływ na środowisko oraz ryzyko projektowe. Jeśli opracowywany produkt ma mieć innowacyjny charakter, należy przeanalizować również wszystkie niezbędne kwestie związane z BHP.
• Kontrola dokumentów projektowych – podstawowymi zadaniami realizowanymi w tym procesie są: numeracja, rejestracja i lokalizacja dokumentów projektowych.
• Kontrola projektu – celem tego procesu jest przede wszystkim monitorowanie oraz weryfikacja takich aspektów jak m.in.: plan projektu, plan jakości, koszty, postępy, jakość oraz wypracowywane rezultaty. Procesowi kontroli projektu towarzyszą spotkania przeglądowe, regularny kontakt z Klientem, raportowanie czy zatwierdzanie faktur.
• Zarządzanie zmianą – jest to kolejny istotny proces, jaki należy prowadzić, realizując zarządzanie projektami. Wszelkie zmiany zachodzące w projekcie trzeba uwzględnić w pliku kontrolnym projektu. Jeśli któraś ze zmian zostanie uznana za kwalifikującą się do VOR – Variation Order Request, czyli w wolnym tłumaczeniu na język polski: wniosku o zmianę w kontrakcie – to niezwłocznie jest konsultowana z Klientem. Dopiero po zatwierdzeniu przez niego takiej zmiany można zmodyfikować budżet. Poza kwestiami związanymi z budżetem proces zarządzania zmianą dotyczy także takich kwestii jak np. zmiana w zamówieniu, czasie dostawy czy samej pracy. 
• Zarządzanie podwykonawcami – w jego ramach realizuje się między innymi: zbieranie ofert, ocenę podwykonawców, zlecenia produkcyjne oraz zamówienia zakupu towarów, monitorowanie postępów czy regularne inspekcje.
• Zamknięcie – proces zamknięcia projektu następuje po zrealizowaniu wszystkich prac. W jego trakcie m.in.: dokonuje się sprawdzenia wyników finansowych projektu, wykonuje się raport końcowy, a także uzyskuje się feedback ze strony Klienta. Istotną składową tego procesu są również tzw. lesson learned, czyli wyciągnięte wnioski z doświadczeń zebranych podczas cyklu życia projektu. Są one przydatne w kontekście dalszego ciągłego doskonalenia w firmie. Przedyskutowane zostają także kwestie związane z jakością oraz BHP i w razie potrzeby proponowane są ulepszenia w tych obszarach.

Nasz zespół zarządzający nadzoruje każdą fazę projektu i organizuje spotkania sprawozdawcze oraz audyty, dzięki czemu ma pełną kontrolę nad rzeczywistymi postępami w projekcie. Zwraca baczną uwagę na zachodzące zmiany oraz ewentualne przekroczenia kosztów czy opóźnienia.

Zarządzanie projektem – jeden z elementów naszych kompleksowych usług

Efektywne zarządzanie projektem jest niezbędną częścią każdego tego rodzaju przedsięwzięcia. Zapewnia odpowiednią organizację, planowanie i nadzór prac, a także zapewnia sprawny oraz terminowy przebieg projektu w ramach określonego przedziału kosztów. Należy przy tym zaznaczyć, że zarządzanie projektem w NAVIC jest wliczone w koszt samego projektu, a nie stanowi osobno realizowanej usługi. Przynosi to Klientom wymierne korzyści, zarówno na polu finansowym, jak i organizacyjnym.

W ofercie NAVIC znajdują się różnorodne usługi projektowe, w tym m.in.:

• projekty budowlane,
• projekty warsztatowe,
• projekty wykonawcze.

Poza tym zajmujemy się projektowaniem przemysłowych konstrukcji stalowych i żelbetowych, a także działamy na wielu innych obszarach, które można sprawdzić w zakładce „Usługi” dostępnej na naszej stronie.

Jeśli interesują Państwa kompleksowe usługi projektowe, w ramach których zajmujemy się także zarządzaniem projektami, to serdecznie zachęcamy do kontaktu i podjęcia współpracy.